TECNOLOGIAS EM SECRETARIADO
PROCEDIMENTOS SECRETARIAIS –

1. ANÁLISE DA AMBIÊNCIA E A ORGANIZAÇÃO DO AMBIENTE DE TRABALHO: Organizando o seu ambiente de trabalho é para aquele que está atolado em um mar de papéis, quer guardar a maioria dos papéis que passa por sua mesa mas nunca sabe quando vai precisar deles novamente, que esteja aturdido e confuso sobre onde colocar todos aqueles papéis, contas, revistas, correspondências, documentos que chegam dia após dia.... Por que é preciso organizar? É importante salientar que devemos ter um critério organizador, que está associado ao objetivo que se quer atingir. A organização trará a ordem, que por sua vez fará as coisas funcionarem com eficiência, seja organizando documentos, arrumando o seu ambiente de trabalho ou planejando um horário. Organização – Palavra- chave: A organização torna seu trabalho e sua vida mais fáceis; A organização é uma habilidade que pode ser aprendida por qualquer pessoa; Organizar-se é um processo que compreende duas etapas: tornar-se organizado e permanecer organizado (o desafio). Benefícios em ser organizado: Ter maior controle sobre o meu trabalho e minha vida de maneira geral; Permitir que outras pessoas possam recuperar as informações quando eu estiver fora; Ser um bom exemplo dentro da organização; Administrar melhor o meu tempo e ter mais tempo. Saiba que: Não é possível fazer tudo em um dia e nem deveria ser; Comece devagar: sua mesa, um armário, uma gaveta, uma prateleira de cada vez... Se ficar cansado, pare. Quando terminar uma organização, olhe , orgulhe-se de ter feito um trabalho organizacional e gratifique-se.

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Como se desenvolve o acúmulo de papéis? As pessoas não nascem organizadas. Mas a organização é uma habilidade fácil de se aprender. A desorganização é exaustiva, causa atrasos, frustrações, stress e, é claro, a perda de tempo. A falta de organização faz com que a quantidade de trabalho pareça maior do que realmente é. O acúmulo de papéis começa quando você demora a tomar uma decisão que permitirá ao documento continuar o seu ciclo de vida. Quando um documento passa pela sua mesa você se pergunta: ___ Terei que consultar isto novamente? Se a resposta for sim, você colocará de lado na pilha de pendências por não estar muito certo quando e como arquivá-lo. Deixa-o de lado apenas por um tempo. CONHECENDO E APLICANDO O 5 S – 5S – O nosso estudo sobre o 5S é uma avaliação e aplicabilidade dos conceitos dos 5 sensos no cotidiano, e como eles podem ajudar a melhorar a rotina no ambiente de trabalho e constituir um instrumento de educação pessoal e organizacional em busca da melhoria do convívio no seu dia a dia. A metodologia japonesa do 5S surgiu no Japão em meados do século XX e consiste basicamente no empenho das pessoas em organizar o local de trabalho por meio de manutenção apenas do necessário, da limpeza, da padronização e da disciplina na realização do trabalho, com o mínimo de supervisão possível.

SEIRI – SENSO DA UTILIZAÇÃO:
Definição: Deixar no local de trabalho os materiais que serão utilizados no momento e na quantidade certa.
Procedimento :
Analisar o que está no local , separar o que é necessário do que não é; adequar às necessidades e manter somente o necessário.
Resultado: sem desordem se faz mais com menos, e menos tempo de procura.

COMO FAZER:
Objetos e dados necessários
Usados constantemente;
Usados ocasionalmente
Usados raramente;
Potencialmente úteis

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"Guardar" constitui instinto natural das pessoas. Portanto, o Senso de Utilização pressupõe que, além de identificar os excessos e/ou desperdícios, estejamos também preocupados em identificar o porquê do excesso de modo que medidas preventivas possam ser adotadas para evitar o acúmulo destes excessos. Senso de Utilização é preservar apenas os sentimentos valiosos como amor, amizade, sinceridade, companheirismo, compreensão, descartando aqueles sentimentos negativos e criando atitudes positivas para fortalecer e ampliar a convivência.

SEITON – SENSO DE ORDENAÇÃO – 2 S

Senso de Ordenação é definir locais apropriados e critérios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados, de modo a facilitar o seu uso e manuseio, facilitar a procura, localização e guarda de qualquer item. É distribuir adequadamente o seu tempo dedicado ao trabalho, ao lazer, à família, aos amigos. É ainda não misturar suas preferências profissionais com as pessoais, ter postura coerente, serenidade nas suas decisões, valorizar e elogiar os atos bons, incentivar as pessoas e não somente criticá-las.
Definição: organizar o seu local de trabalho.Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.
Procedimento :
Reorganizar o seu local de trabalho;
Padronizar nomes; guardar objetos semelhantes no mesmo lugar; usar etiquetas com cores vivas e identificar o lugar de cada coisa.
Resultado:Ambiente ordenado, aumento de produtividade, ganho de espaço e de fácil limpeza .
Usados constantemente; devem estar sempre à mão.
Usados ocasionalmente: arquivados e de fácil acesso.
Usados raramente; imediatamente para o arquivo permanente ou histórico e cultural.

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SEISOU – SENSO DA LIMPEZA – 3 S
Senso de Limpeza é eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente (parede, armários, o teto, gaveta, estante, piso), bem como manter dados e informações atualizados para garantir a correta tomada de decisão.

SHEKEITSU - SENSO DE ASSEIO ( DA HIGIENE) 4 S
Senso de Asseio significa criar condições favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condições sanitárias nas áreas comuns (lavatórios, banheiros, cozinha, restaurante, etc.), zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informações e comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão. E ainda é ter comportamento ético, promover um ambiente saudável nas relações interpessoais, sejam sociais, familiares ou profissionais, cultivando um clima de respeito mútuo nas diversas relações.
Definição: Limpar deve ser uma tarefa presente na rotina de trabalho; mais importante que limpar deve ser não sujar!
Procedimento: Educar para não sujar e eliminar as fontes de sujeira: Manter limpos mesas, armários, gavetas, equipamentos, ferramentas, mobiliários. Todos devem se comprometer com a limpeza.
Resultado: Qualidade germina em ambiente limpo! Melhora a conservação dos patrimônios e aumenta a autoestima no trabalho!

DIGA NÃO À POLUIÇÃO
Sonora – ruídos , gritos, barulhos...
Visual: bagunça, desordem, sujeira ....
Ambiental : intriga, fofocas, discussões...
Definição: Buscar condições favoráveis de saúde no trabalho,em casa e pessoalmente. Saúde é o que interessa para o resto ir mais depressa. Procedimento: Manter limpos e higienizados locais de uso comum. Observar as práticas de segurança no trabalho. -Pensar e agir positivamente. Valorizar a aparência pessoal e da empresa. Evitar todas as formas de poluição.
Resultado: Diminuição do absenteísmo! Melhoria na produtividade e na qualidade de vida!
Com a prática do senso de utilização
Ganhamos saúde física e mental quando praticamos o comportamento ético, zelamos e valorizamos os ambientes limpos e cuidamos da informação que recebemos e repassamos. Mantendo um ambiente saudável nas relações interpessoais.

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SHITSUKE – SENSO DA AUTODISCIPLINA -5 S

Senso de Autodisciplina é desenvolver o hábito de observar e seguir as normas . E um hábito é o resultado do exercício da força mental, moral e física. Poderia traduzir como desenvolver o "querer de fato" , "ter vontade de", "se predispor a". Não se trata pura e simplesmente de uma obediência cega, submissa, "atitude de cordeiro" como pode parecer, mas é a demonstração do respeito a si e aos outros. Isto é autocontrole!!. Benefícios percebidos
Visão dos colaboradores Maior colaboração entre as pessoas. Ambientes mais limpos e organizados, mais fáceis de trabalhar e mais harmoniosos. Melhoria da disciplina. Facilidade na localização de objetos. Menos chances de acidentes. Melhor rendimento do serviço. Mais espaço para tudo. Retirada de materiais velhos. Conscientização em relação ao meio ambiente e cidadania.
Visão corporativa Melhoria da produtividade; Redução nos custos operacionais; Redução no absenteísmo; Melhor aproveitamento de materiais equipamentos; Redução nos desperdícios; Melhoria do moral, uso eficiente do tempo; Melhoria do ambiente de trabalho; Conscientização em relação ao meio ambiente e cidadania..
Fonte :Programa D’Olho na Qualidade – SEBRAE- 2008 Referências Bibliográficas: Pollar, Odete – Organizando o seu ambiente de trabalho – Rio de Janeiro: Qualimark Ed. 2006; Progama D´0lho na Qualidade – SEBRAE – 2008;

2-PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Definição: Comprometer-se com normas e padrões morais e técnicos, buscando a melhoria contínua - pessoal , profissional e empresarial. Procedimento: Compartilhar visão e valores.Educar para a criatividade.-Planejar com foco no processo.Melhorar a comunicação em geral.Treinar com empenho e persistência.
Resultado: Melhorias contínuas e permanentes! Aprimoramento pessoal e organizacional. É a busca efetiva ao Zero Defeito!
É desenvolver o hábito e seguir normas, regras, procedimentos, sejam escritos e/ou informais, pois a prática leva à perfeição.

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O recurso mais escasso e valioso que existe é o TEMPO. Não tem dinheiro no mundo que possa comprar um minuto de volta. O maior desafio enfrentado pelas pessoas é a conciliação da vida profissional e pessoal. A desarmonia entre elas leva ao estresse e à improdutividade. Falar em administração do tempo é mencionar a qualidade de vida e melhor utilização do tempo, de forma a equilibrar a rotina e salvaguardar a própria saúde mental e física das pessoas e assim desenvolver ações importantes que podem melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida. Existem conceitos importantes, que vamos estudar, para o bom aproveitamento do tempo. Gerenciamento do tempo:
Os princípios do gerenciamento do tempo são as leis naturais da vida, ou seja, como utilizamos essas leis para atingirmos a qualidade de vida. Um desses princípios é a LEI DA FAZENDA:

“ PARA COLHER É NECESSÁRIO SEMEAR ECULTIVAR”.
O RELÓGIO
A BÚSSULA
x
O relógio representa os compromissos: reuniões, metas, os horários, as atividades para as quais gerenciamos o nosso tempo
A bússola, representa nossa visão, valores, princípios, missão, consciência e direção, ou seja como conduzimos a nossa vida em direção ao que é importante.

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Outro é a diferença entre importância x urgência: Importante: é uma tarefa ou atitude para que a nossa vida esteja ligada aos objetivos de longo prazo que temos, que seja, aquilo que realmente vai ser construído para modificar a nossa vida. Grande parte das coisas importantes contribuem para nossos objetivos globais e dão riqueza e sentido à vida em geral e não nos pressiona, não nos influencia. Urgente: são assuntos ligados à correria com que tomamos as decisões. São assuntos pendentes e que muitas vezes temos que resolver sob pressão. Existem pessoas que quando não estão resolvendo assuntos urgentes não se julgam importantes e úteis, pois essa sensação causa-lhes euforia e energia. Fonte: Material do curso de Pós-Graduação em controladoria – UVA- disciplina Didática do Ensino Superior FORMAS DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO Há duas formas de administramos nosso tempo: por crise ou por planejamento. Por crise: é a forma mais comum nos projetos fracassados ou nas ideias perdidas. Na crise, trabalhamos e decidimos sob a pressão do momento, o que exige uma atitude rápida e quase sempre, impensada. As consequências são percebidas conflituando-se com as decisão de urgência, resultando em uma cascata de atitudes precipitadas, mal resolvidas e situações de intenso estresse. Uma mente bombardeada por essas situações de pressão perde a lucidez nos raciocínios. Os responsáveis por uma administração por crise são: a ausência de organização pessoal, a dificuldade de diagnosticar problemas e tomar decisões, e a falta de habilidade em delegar.
Por planejamento : o tempo demanda a organização das nossas ações diárias.O empenho na organização inicial trará tranquilidade e segurança nos resultados, e até mesmo os imprevistos poderão ser mais bem administrados e suas consequências menos prejudiciais. Quando falamos em prejuízo referimo-nos a todos os aspectos: financeiros, emocionais e na imagem. Um compromisso não cumprido prejudica a nossa imagem, além de impor uma estratégia para a justificativa, mexendo com nossas emoções. E essas emoções poderiam ser transformadas em momentos de prazer ou satisfação.

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Planejar nosso tempo é também respeitar o tempo alheio, adotando: o agendamento de horários devidamente cumprido, a triagem de documentos a serem lidos, o arquivamento adequado de documentos, a utilização breve do telefone, e o levantamento prévio das necessidades de um projeto.
ESTABELECIMENTO DE OBJETIVOS : "O êxito começa no exato momento em que o homem decide o que quer e começa a trabalhar para consegui-lo." Roberto Flávio C. Silva O crescimento pessoal e profissional depende da pré-disposição de se sair da inércia e agir. Mas agir sem foco, sem objetividade, frustra qualquer perspectiva de futuro, torna-se desmotivador, ao passo que não vemos progresso em nossas ações. Além disso, exige muito mais empenho de energia, pois dividimos nossos esforços em diferentes direções, sem tempo para analisarmos os resultados das ações. Faça o estabelecimento de seus objetivos de vida, que podem ser: ingressar em uma faculdade; ter um filho, escrever um livro; comprar um carro e uma casa; fazer uma viagem ao exterior.
Enfim, o que você deseja para a sua vida em um prazo de cinco anos. Não esqueça: seja realista e admita o limite do possível. Para alcançar os objetivos estabeleça critérios e quantifique e qualifique os meios e métodos que serão utilizados para alcançá-los, sendo realista e admitindo o limite do possível. E, por fim, defina as estratégias, como por exemplo: Prazo; Financiamento; Investimento em estudos; Investimentos pessoais; Mudança de hábitos; Persistência e disciplina; Busca de parcerias ou contatos, etc.

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Para aqueles que querem administrar o seu tempo é importante ter um pré-requisito: disciplina. Disciplina suscita rigidez , dado o aspecto de seriedade, que é ignorado pela maioria das pessoas mal sucedidas em seus projetos. As bem sucedidas sabem que a disciplina é essencial para a obtenção de bons resultados. Disciplinar-se implica mudança de comportamento e hábitos e, como em qualquer mudança, provoca um desconforto inicial. No entanto logo após o estabelecimento dos nossos propósitos a disciplina será a responsável pela constância de nossa determinação, pelo menor desgaste, físico e/ou material, pela maior probabilidade de sucesso em nossos planos. Já os indisciplinados empenham muito mais esforços para ajustar resultados, ou simplesmente não ajustar, desistindo de projetos como : terminar os estudos, abrir uma empresa, reformar a casa, comprar um carro, emagrecer. O esforço para disciplinar-se não pode, no entanto, comprometer a qualidade de vida do indivíduo. As mudanças radicais de hábito geram estresse, pois a disciplina deve servir para melhorar e facilitar as nossas vidas. Se ela estiver prejudicando, então é necessária a revisão dos hábitos adotados, buscando o equilíbrio entre o que o indivíduo almeja e suas reais condições em obtê-lo. Tal equilíbrio também é necessário para não transformar um comportamento disciplinado em um comportamento enfadonho no convívio social. Toda forma radical de ação afasta possibilidades de rever nossa posição ou argumentos. A flexibilidade deve ser incorporada como forma de bom senso. QUALIDADE DE VIDA O processo de melhoria da qualidade de vida está ligado à busca de um estado permanente de equilíbrio entre nossa saúde física, nossas emoções e nossas crenças e valores. O equilíbrio pessoal se reflete na forma de encararmos os problemas, permitindo a busca por soluções mais elaboradas, resultado de uma análise realista, a fim de encontrar a solução mais adequada a uma situação. A mente equilibrada em um corpo saudável agrega qualidade às relações interpessoais. Salvo exceções por opção, o ser humano depende do seu relacionamento social, familiar, profissional para se desenvolver. Precisamos sentir, estar, produzir para cumprirmos nossos papéis na vida. Estar presente no mundo implica ações para sobrevivermos, mas só sobreviver basta? Que sentido há em apenas manter-se vivo?
Alguns especialistas dizem que o ser humano opta em ter filhos não por um sublime ato de amor ao filho, mas sim a si próprio, pois o ser humano precisa ser amado e pressupõe que alguém a quem irá se dedicar, irá amá-lo. Parece egoísta? Não... Aceitar essa idéia é aceitar a natureza do

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homem...Precisamos sim de afeto, de reconhecimento, de aconchego, de segurança. E como isto se relaciona a qualidade de vida? A qualidade de vida representa um equilíbrio. Se algo nos entristece, nos desagrada, é natural que nosso comportamento esboce nossa infelicidade. Os problemas de casa não refletem no meu trabalho, é uma mentira........... É simplesmente impossível não refletir na sua produtividade um problema que não lhe sai da cabeça. Por um simples motivo: nossas emoções não são departamentalizadas, divididas no nosso sistema emocional. Somos seres integrais: corpo e emoções. O equilíbrio está entre nossa condição física e mental e as nossas expectativas em relação ao mundo e às pessoas. E o grande desafio é justamente este: EQUILIBRIO. Daremos algumas sugestões para mantermos o equilíbrio: Adotar uma postura sinérgica (colocar-se no lugar do outro); assim analisaremos o nosso comportamento do ponto de vista de quem nos vê e como interagimos com o outro; Aprendemos com tudo e todos a toda hora. Por isso, é necessário aprendermos a observar, ouvir, analisar, flexibilizar, aceitar...; Muitos conflitos são intermediados com conversas simples, em que as pessoas falam e são ouvidas; sempre ponderando sobre a consciência dos limites de cada um; No ambiente organizacional, o funcionário pode assumir uma postura colaborativa com as pessoas e projetos. O ambiente da empresa é ocupado por nós, portanto nada mais óbvio sermos nós os autores, e cumpridores, de novas ações que melhorem nosso trabalho, nosso ambiente, nossas relações profissionais;. Nas organizações é comum ouvir funcionários reclamando de estresse, de excesso de tarefas e trabalho............mas o que eles estão fazendo para alcançar um melhor salário? Estão tentando se especializar? Estão buscando uma nova colocação no mercado? Isso depende de nós... Fazer um trabalho várias e várias vezes para reparar erros é um exemplo típico de energia gasta à toa. Quando determinamo-nos a fazer algo, que seja bem feito, uma única vez. Assim, sobrará tempo e energia para outro trabalho; Atender ao telefone e digitar é algo absolutamente comum nas empresas, mas atender prontamente três pessoas é algo impossível. Lembre-se de que alguém vai ficar esperando.

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Essas são apenas reflexões, para esboçar que devemos ter uma visão realista das coisas, procurar ver como elas realmente são e não assumirmos nosso ponto de vista como o único e verdadeiro.

Fonte:Autoria: Rosimeire F. Sabino.

Com um plano traçado conseguiremos vencer desafios, controlar nosso tempo e vida, para realizar mais, em menor tempo e com mais qualidade. O princípio de Pareto (Lei dos 20/80) nos mostra que 20% do tempo e esforços gastos produzem 80% dos resultados e que 80% do tempo e esforços gastos produzem 20% dos resultados. Tomando-se por base essa lei temos a certeza da importância da administração do tempo para o sucesso profissional e pessoal. E para administrar nosso tempo será preciso planejá-lo.

PLANEJAMENTO DE SUAS ATIVIDADES

Desperdiçadores do tempo
Soluções práticas
Falta de planejamento; Indisciplina; Indefinição de objetivos; Indefinição de prioridades Má utilização de recursos como telefone, e-mail, xerox, computador, redes sociais
Agende suas atividades, Desenvolva a comunicação, oral e escrita, sem rodeios; Evite acúmulo de tarefas; Programe e realize as atividades em função dessa meta; Estabeleça metas; Identifique atividades importantes x urgências; Estabeleça início e fim para as atividades; Melhore sua rotina e seus hábitos no trabalho; Não inclua atividades em excesso

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MAPEANDO, ACOMPANHANDO E AVALIANDO: Traçar roteiros, acompanhar e avaliar é verificar os resultados. No caso do planejamento do nosso tempo, a avaliação tem um peso muito maior, pois os resultados serão para nossa vida, significarão o que esperamos viver. Nosso tempo termina no instante em que esgota o nosso tempo neste planeta. Portanto, quem administra o tempo ganha vida, ou qualidade de vida, pois faz o seu melhor, vive o seu melhor dentro do tempo que lhe foi dado. Por esses motivos devemos nos precaver com relação aos ladrões do tempo:
Interrupções
Aprenda a dizer NÃO; Atenda às pessoas de pé; Mantenha a sua porta fechada.
Comunicação:
Defina metas e objetivos; Na dúvida pergunte e procure fazer certo na primeira vez; Forneça informações seguras para permitir as tomadas de decisão;
Reuniões
Agende sempre com antecedência; Convoque as pessoas envolvidas no assunto, Defina critérios como normas, procedimentos, inicio, meio e fim; Em pequenas reuniões fique de pé.
Telefone
Reserve horário para fazer suas ligações, Relacione os telefones que são prioridade e faça as ligações; Nada de desculpas ou mentiras, use a honestidade; Encerre sua conversa com cortesia , porém com objetividade.
Celular
Recolha mensagens na caixa postal, duas vezes ao dia; Mantenha no vibracall para as urgências; Em reuniões desligue o celular
E-mail
Baixe as mensagens no máximo 4 vezes ao dia, em horários pré-deterninados; Responda de imediato as mensagens recebidas e determine tempo para fazê-lo.;

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Fonte: Ladrões do tempo- Tom Coelho- WWW.tomcoelho.com.br Refletindo sobre Planejamento e administração do tempo: Comece pelo que depender de você; Divulgue o que deu certo; isso realimenta o processo; Não desanime, pois o primeiro fracasso vai acontecer. O conteúdo Administração do Tempo é uma forma de criar melhorias na sua produtividade e assim otimizar o seu tempo.Todo esforço é válido, pois é você quem constrói o seu diferencial. Referências: 3 ciclo de estudo secretarial – Curso de Organização no ambiente de trabalho -SESPRO – 2008; Portal do Secretariado Executivo – Autoria de Rosimeire F. Sabino;
WWW.tomcoelho.com.br/ladrõesdotempo Maitland, Iaim – Administração do tempo-São Paulo : Nobel, 2009 Instituto MVC – Educação corporativa – Administração do tempo
Organize pastas para arquivamento de mensagens importantes;
Internet , Intranet e Extranet
Seja seletivo e coerente com o envio e recebimento de mensagens; Avalie as normas e procedimentos de sua empresa para o uso da internet.